南投縣信義鄉公所公文時效管制及稽催查考作業要點

中華民國109年6月23日信鄉秘字第1090014465號函訂定

一、南投縣信義鄉公所（以下簡稱本所）為落實文書流程管理，提升公文品質及行政效率，特依據內政部公文時效管制及稽催查考作業要點規定，訂定本要點。

二、本所各類公文處理時限規定如下：

（一）一般公文：（不含假日）

    1.最速件：一日。

    2.速 件：三日。

    3.普通件：六日。

（二）限期公文：

    1.來文或依其他規定定有期限之公文，應依其規定期限辦理；如有二個以上不同期限者，以最後期限為預定結案日期。

    2.來文定有期限者，如本所收文時已逾文中所定期限者，該文得以普通件處理時限辦理。

    3.變更來文所定期限者，須聯繫來文單位（機關）確認同意並簽奉單位主管核定後，通知單位收發人員變更處理時限。

    4.專案管制案件：依鄉長批准之時限辦理。

（三）人民申請案件依行政程序法及內政部各類人民申請案件處理時限表規定之時限辦理。

（四）人民陳情案件依行政程序法第七章、行政院暨所屬各機關處理人民陳情案件要點及內政部各類人民陳情案件處理時限表規定之時限辦理。

（五）訴願案件依訴願法令規定之時限辦理。

（六）監察案件依據「監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項」規定之時限辦理。

（七）會議紀錄及出席會議報告除有特殊情形外，應於會後二日內製作完成並陳核判。

（八）本所網站首頁之最新消息除有特殊情形外，應於奉核後二日內公告。

三、各單位受會公文之時限：

（一）最速件：一小時

（二）速 件：二小時

（三）普通件：四小時

四、展期：承辦人員因公文案情複雜、費時或其他特殊因素無法於處理期限前完成者，應依下列規定辦理展期：

（一）十日以內：承辦人員應報請單位主管核准，並自行列管與稽催，展期以二次為限，每次不得逾十日。

（二）廿一日至三十日：應檢附工作要項及預定完成期限等作業時程表，簽經主任秘書核准後，通知秘書室更新預定完成期限並列入管制。

（三）三十日以上：應檢附工作要項及預定完成期限等作業時程表，由鄉長核定，並由秘書室列管與稽催。

五、專案管制規定：

（一）凡涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需三十日以上方可辦結之複案件或單位主管指示而符合上開專案實質要件者，得申請為專案管案，惟最長處理期限不得逾五個月。

（二）申請為專案管制案件，應填具「專案管制案件申請單」及「專案管制案件執行情形管制表」，檢附工作要項、預定進度等作業期限及預定完成期限，敘明理由，由單位主管審核，簽會秘書室，經主任秘書（或鄉長）核准後列入管制。

（三）人民陳情案件、訴願案件不得申請改為專案管制案件。

（四）專案管制案件申請單應併同公文陳核，附於文案卷歸檔，同時影印一份，交由收發室自行建立專卷，以備查考。

六、公文改分：

（一）業務單位收到非該單位應辦公文時，應於當日?明原因，通知收發辦理改分，不得留置，逾時者視為延誤情形，予以口頭警告或簽請處分。

（二）來文內容涉及二個單位以上者，以來文所敘業務較多或首項業務之承辦單位為主辦單位，於收辦後再行會辦或協調分辦。

（三）受移單位對於前開改分公文如有意見，應立即敘明理由，經單位主管核閱後，陳請秘書裁定承辦單位，經裁定後不得再有異議。公文改分至遲應於收文次日確定主辦單位。

（四）時效統計以原登錄總收文日期為準。

七、作業管制與清查：

（一）作業管制：公文處理過程中收文、分文、承辦、會稿、核稿、決行、繕校、監印、發文、歸檔等全部流程，均納入資訊系統作業管制；文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置簽章，並註明時間，以明責任。

（二）清查

    1.收發人員：每日清查及催辦該單位未歸檔之公文。

    2.秘書室：每月負責清查各單位未歸檔公文辦理情形，檢查有無延誤、漏失情事，提供檢討改進。

八、各級人員權責劃分：

（一）單位主管：

    1.監督單位收發人員辦理公文登錄、查催，即時督促作業時效。

    2.在權責內核准展期案件，對單位逾期案件未辦展期者，應即督促承辦人員，並予告誡。

    3.落實執行職務代理制度，督促代理人確實於期限內辦妥應代辦公文，避免積壓公文。

    4.屬員職務異動時，應清查其所承辦之公文，督促辦理並確實移交，如疏於督查致有延誤時，亦應負責。

（二）承辦人員：

    1.對於承辦之公文，應注意時效（逾期應辦理展期），於陳核、送會時，主動追蹤進度，必要時親自持會。

    2.於請假或公差時，職務代理人應代為處理公文，以免積壓延誤時效。

（三）收發人員：

    1.應確實將本所公文之流程登錄於公文管理系統。

    2.應告知傳遞人員隨時傳送公文，不得留置。

    3.每週列印一次本所逾期未結案件清查表，一份送承辦人員辦理清查、展期或催辦，一份送交單位主管核閱，建立查催專卷並列管，以備查考。

    4.辦理特殊案件之列管及陳報事宜。

（四）秘書室稽催人員：

    1.督導各單位收發人員稽催管制事宜。

    2.辦理專案管制案件之列管。

    3.來文六日內未辦結且未辦理展期手續，或雖曾辦理展期但於展期期滿仍未辦結者，應填報「逾期處理公文調卷分析表」陳核。

    4.秘書室每月初彙整前月份逾期處理公文情形，製作「逾期處理公文調卷分析統計表」陳核。

    5.彙整統計本所各單位每月公文處理時效表陳核。

九、各類公文處理時限之計算標準，依行政院編定之「文書處理手冊」及「文書流程管理手冊」之規定辦理。

十、查考：

（一）為辦理本所公文品質查考相關事宜，秘書室應組成公文管理專責小組（以下簡稱公文小組）。

（二）公文小組置委員五至七人，其中一人為召集人，由秘書兼任；另置副召集人一人，由秘書室研考兼任；其餘委員由鄉長就本所單位主管人員遴聘之。

（三）公文小組會議由召集人召集之，每三個月召開會議一次，並得視需要召開臨時會議。

（四）公文查考由公文小組委員就單位收發作業及發文結案案件抽樣查考，其查考類別項目及評分標準依內政部之規定辦理。

（五）公文小組委員對於本單位之查考應予迴避。

（六）其他查考規定：

    1.定期查考：

    （1）每日：各單位主管對所屬人員，每日查考公文處理事宜。

    （2）每週：收發人員應檢查有無逾期未結案件情事。

    （3）每月：秘書室對逾期處理案件，實施調卷分析，另彙整核對公文處理各項報表陳核。

    2.不定期查考：秘書室視業務需要，抽查各單位之公文。

十一、獎勵：

      各單位於年度結束後，分團體組及個人組辦理公文處理績效評比並推薦獎勵。

（一）團體組：成績依「處理時效」分數乘以百分之六十及「處理件數」分數乘以百分之四十計算。加總後遞減排名。

        獎勵額度如下：

1.第一名單位之人員，個人公文績優前二名，第一名嘉獎二次、第二名嘉獎一次。

2.第二名單位之人員，個人公文績優前二名，各嘉獎一次。

3.第三名單位之人員，個人公文績優第一名，嘉獎一次。

 (二)個人組：個人承辦件數為全所前五名、平均處理日數低於全所總平均處理日數者參與排名，獎勵至多為嘉獎二次。團體組與個人組獎勵案同時辦理，若兩者受獎名單重複，則擇一從優敘獎。

前項人員如因該年度內延壓公文曾受申誡一次以上處分者，不予推薦。

十二、懲處：

       各單位承（會）辦公文，逾限情形嚴重，經調卷分析屬實者，依下列規定議處：

（一）逾限未滿十四日者，由單位主管予以告誡。

（二）逾限十四日以上，未滿二十一日者，申誡壹次。

（三）逾限二十一日以上，未滿三十日者，申誡貳次。

（四）逾限三十日以上者，記過壹次。

十三、其他：本要點未規定者依「文書流程管理作業規範」及「內政部公文時效管制及稽催查考作業要點」辦理。

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下載檔案：

南投縣信義鄉公文時效管制及稽催查考作業要點1100125.pdf